15-6 사용증명서(재직증명서, 경력증명서) 발급의 기준 (v.1.1)

① 개요

사용자는 재직 중인 근로자나 퇴직자가 청구하면 재직증명서나 경력증명서 등 사용증명서를 발급해야 한다.

사용증명서 발급 제도는 근로자가 해당 사업체에 근무하였다는 경력을 증명하여 줌으로써 재취업에 도움을 주기 위한 취지로 설정된 규정이다(고용노동부해석).

 

② 사용증명서(재직증명서, 경력증명서 등)를 발급할 의무

   1. 사용증명서를 발급할 의무

사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다(근로기준법 39조1항. 과태료500. 상시 근로자 1명 이상 사업).

   2. 근로자가 요구한 사항만 기재할 의무

사용자는 청구한 근로자의 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항 중에서 근로자가 요구한 사항만을 사용증명서에 적어야 한다(근로기준법 39조2항. 과태료500. 상시 근로자 1명 이상 사업).

즉, 근로자가 사용증명서에 포함하여 줄 것을 요구한 사항만 적어야 하고, 요구하지 않은 사항이나 포함하지 말 것을 요구한 사항은 적으면 안 된다.

   3. 사실과 다른 사항을 기재할 의무는 없음

근로자가 요구하더라도 사실과 다른 사항을 사용자가 기재할 의무는 없다(근로기준법 39조1항).

   4. 별도의 문서를 발급할 의무는 없음

근로자가 요구하더라도 사용자가 사용증명서 명목으로 별도의 문서를 발급할 의무는 없다.

예를 들어, 근로계약서, 임금명세서, 임금대장, 근로소득 원천징수영수증, 임금협정서, 취업규칙, 월별 근무상황, 교통사고기록, 시말서, 산재 발생 경위, 산재 목격자의 진술 내용, 보호장구 지급 여부, 재해 발생 보고서 등 별도의 문서의 사본을 근로자가 요구하더라도 사용증명서의 일부 또는 첨부 문서로 발급할 의무는 없다.(고용노동부해석)

   5. 사용증명서의 형식

사용증명서의 형식에 대한 규정은 없다. 제목도 사용증명서, 재직증명서, 경력증명서 등 적절하게 붙일 수 있을 것이다.

보통은 재직 중인 근로자의 경우 재직증명서로, 퇴직자의 경우 경력증명서로 제목을 붙인다.

 

③ 근로자의 사용증명서 발급 청구권의 제한

   1. 계속근로기간 30일 이상

사용증명서를 청구할 수 있는 사람은 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 한다(근로기준법시행령 19조).

즉, 그 회사에서 30일 이상 근무한 사람이 청구할 수 있다.

   2. 재직 중 또는 퇴직 후 3년 이내

사용증명서를 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 한다(근로기준법시행령 19조).

재직 중인 근로자도 청구할 수 있다(고용노동부해석).

퇴직 후 3년이 지나면 청구할 수 없는 게 원칙이고, 퇴직자가 청구할 때 사용자가 거부할 수도 있다.

 

 

*이 정보는 2023.1.9. 현재의 법률을 기준으로 작성하였습니다.