15-4 퇴직자 개인정보 보호의 기준 (v.1.1)

① 개요

퇴직한 근로자의 개정정보는 파기하는 것이 원칙이며, 일정한 조건에서 계속 보관, 이용할 수 있다.

 

② 개인정보의 예시

< 개인정보의 예시 > (개인정보보호법 2조1호·1의2호 관련)
유형 구분	개인정보 항목
일반정보	이름, 주민등록번호, 운전면허번호, 주소, 전화번호, 생년월일, 출생지, 본적지, 성별, 국적
가족정보	가족구성원들의 이름, 출생지, 생년월일, 주민등록번호, 직업, 전화번호
교육 및 훈련정보	학교출석사항, 최종학력, 학교성적, 기술 자격증 및 전문 면허증, 이수한 훈련 프로그램, 동아리활동, 상벌사항
병역정보	군번 및 계급, 제대유형, 주특기, 근무부대
부동산정보	소유주택, 토지, 자동차, 기타소유차량, 상점 및 건물 등
소득정보	현재 봉급액, 봉급경력, 보너스 및 수수료, 기타소득의 원천, 이자소득, 사업소득
그 밖의 수익정보	보험(건강, 생명 등) 가입현황, 회사의 판공비, 투자프로그램, 퇴직프로그램, 휴가, 병가
신용정보	대부잔액 및 지불상황, 저당, 신용카드, 지불연기 및 미납의 수, 임금압류 통보에 대한 기록
고용정보	현재의 고용주, 회사주소, 상급자의 이름, 직무수행평가기록, 훈련기록, 출석기록, 상벌기록, 성격 테스트결과 직무태도, 취업일·퇴직일 등 근속기간, 휴가·휴직기록, 근무시간 기록 등
법적 정보	전과기록, 자동차 교통 위반기록, 파산 및 담보기록, 구속기록, 이혼기록, 납세기록
의료정보	가족병력기록, 과거의 의료기록, 정신질환기록, 신체장애, 혈액형, IQ, 약물테스트 등 각종 신체테스트 정보
조직정보	노조가입, 종교단체가입, 정당가입, 클럽회원
통신정보	전자우편(E-mail), 전화통화내용, 로그파일(Log file), 쿠키(Cookies)
위치정보	GPS나 휴대폰에 의한 개인의 위치정보
신체정보	지문, 홍채, DNA, 신장, 가슴둘레 등
습관 및 취미정보	흡연, 음주량, 선호하는 스포츠 및 오락, 여가활동, 비디오 대여기록, 도박성향
(자료: 행정자치부·고용노동부. 2015. 개인정보보호 가이드라인(인사노무편))

 

③ 근로자 퇴직 단계에서의 개인정보 보호의 기준

   1. 퇴직자의 개인정보를 파기할 의무

퇴직한 근로자의 개정정보는 파기하는 것이 원칙이다.

      가. 퇴직자 개인정보 파기의 시기

1) 퇴직 후 즉시 파기

법률에 특별한 규정이 없거나 개인의 동의를 받지 않은 개인정보는 퇴직 후 즉시 파기해야 한다(행정자치부·고용노동부가이드라인 참조·개인정보보호법 21조1항. 과태료3000. 모든 사업).

 

2) 퇴직 3년 후 파기

사용증명서(경력증명서 등) 발급을 위한 개인정보를 비롯하여 근로기준법에서 정한 보존 대상 서류 등은 퇴직 후 3년이 지난 때 파기해야 한다(행정자치부·고용노동부가이드라인 참조·개인정보보호법 21조1항·근로기준법 39조1항·근로기준법시행령 19조·근로기준법 42조. 과태료3000·과태료500. 모든 사업).

      나. 개인정보 파기의 방법

개인정보가 복구, 재생되지 않도록 해야 한다(개인정보보호법 21조2항. 벌칙 없음. 모든 사업).

컴퓨터에 저장된 파일 형태일 경우 복원이 불가능한 상태로 영구 삭제하고, 기록물·인쇄물·서면 등의 형태일 경우 파쇄·소각해야 한다(행정자치부·고용노동부가이드라인 참조).

 

   2. 퇴직자의 개인정보를 보존할 수 있는 조건

퇴직한 근로자의 개인정보는 일정한 조건에서 계속 보관·이용할 수 있다.

      가. 개인의 동의

퇴직자 개인의 동의를 받은 경우에는 개인정보를 일정 기간 계속 보관·이용할 수 있다(행정자치부·고용노동부가이드라인 참조·개인정보보호법 15조1항1호. 과태료5000. 모든 사업).

      나. 개인정보보호법 시행(2011. 9. 30) 전 퇴직자 개인정보의 파기의 시기

경력증명 등을 위한 목적으로 보관·이용하고 있던 퇴직자의 개인정보는 해당 목적으로만 사용하는 경우에는 새로 동의를 받지 않더라도 파기하지 않고 계속 이용할 수 있다(행정자치부·고용노동부가이드라인·표준개인정보보호지침 63조1항 참조).

 

 

*이 정보는 2023.1.7. 현재의 법률을 기준으로 작성하였습니다.